分公司怎么管理?全套的分公司管理体系源文件,管理工具分享

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企业管理系列源文件-分公司管理办法

第一章 总 则

第一条 【目的和依据】为加强分公司的管理,使分公司的各项工作科学化、规范化、制度化,依据《中华人民共和国公司法》、《公司章程》,《公司综合管理规定》,制定本办法。

第二条 【分公司性质】本办法所称分公司是指公司在总部以外设立的以销售为主营业务的分支机构,是公司的二级机构,享有法人公司的地位,承担法人责任,拥有法人企业权力,获得法人企业利益。分公司总经理与总公司副总经理同等级别。

第三条 【运行机制】分公司在总公司规定的权责范围内实行模拟法人运作和销售目标责任制,拥有总公司授权范围内的资金使用权、经营自主权、人事管理权和收益分配权。

第四条 【组织关系】公司总部将在全国主要中心城市分步设立分公司,赋予分公司在区域销售中的自主性和灵活性。各分公司在组织关系上直接隶属总公司分管营销的执行总裁。

总公司主要履行战略中心职能,具体为:规划、决策、协调、监督和服务。总公司以实际控制人的身份行使对分公司重大事项的监督管理权,对被投资分公司依法享有投资收益、重大事项决策和高级管理人员的选拔、任免及考核权利。同时,负有对分公司指导、监督和相关服务的义务。

第五条 【适用范围】本办法明确了分公司的管理机制、岗位职责、管理要求和基本工作程序,适用于各分公司,是分公司开展各项工作的基本依据。

第二章 职责

第六条 【分公司职责】分公司以销售为主营业务,设置总经理、销售经理、客户服务经理、会计、内勤兼出纳等基本岗位,分公司主要有以下职责:

(一)依法经营,落实公司年度营销计划,确定区域销售目标及促销方案,报总公司批准后实施;

(二)负责本区域各类销售渠道的开拓和落实,制定具体销售计划上报总公司批准实施,完成公司下达的年度区域销售目标;

(三)配合总公司推行公司品牌战略,在总公司指导下开展品牌推广和宣传工作,做好区域市场培育、客户资源开发、管理及其维护;

(四)负责总公司在当地区域上下游合作机构的生产、服务落地工作,承担具体业务对接,负责当地合作体检机构销售应收款的催款业务;

(五)负责区域市场调研及竞争动态研究,为总公司战略决策提供信息支持;

(六)负责协调处理区域范围的公共关系,负责公司领导接待工作及其他人员在当地的业务服务,确保公司在当地的财产安全;

(七)公司赋予的其他职责。

第七条 【总经理职责】分公司总经理直接对总公司分管营销的执行总裁负责。有以下职能、权力和责任。

(一)在总公司领导下,贯彻执行董事会、总经理办公会决议,执行总公司各项管理规章,落实总公司下达的销售政策和销售任务,完成销售目标,对分公司各项工作负有计划、组织、领导、协调和控制职权,对分公司年度经营目标的达成和依法经营负直接责任;

(二)负责对总公司年度经营目标计划的细化与分解,制定分公司的具体经营目标、工作计划、营销策略,对分公司目标计划的制定、报批、执行与控制等管理工作负总责。主持分公司上报材料、总结、报告的撰写及上下行文的签发,主持向总公司的工作汇报;

(三)负责分公司所辖地区的一切经营事务,在分公司经营管理中有总公司授权范围内的决策自主权、资金支配权、人事管理权、业务处置权、风险控制权,对分公司员工有考核权和绩效奖惩权;

(四)参与总公司战略规划,负责研究所辖区域市场动向,总结销售经验,对总公司战略规划、营销决策、生产经营有建议权;

(五)负责分公司的财务运作,合理控制费用,跟踪、控制分公司各项应收账款,确保账款及时回收。

(六)主持分公司周例会,参加总公司销售例会,保持与总部以及分公司各业务环节的信息沟通,对经营中的问题和重大事项应上报总公司协调,并提出合理化建议。

(七)负责分公司团队建设,加强对分公司员工的培训,激励士气,提高工作效率,督导所属人员,依据工作标准或要求,认真有效工作,确保各项目标的完成。

(八)负责所辖区域上、中、下游合作机构业务衔接过程的控制与管理,对职责内信息流与物流的质量负总责;因管理失误给公司造成重大损失,应负相应的经济责任和行政责任。

(九)总公司赋予的其他职责。

第八条 【销售经理职责】销售经理主要负责公司产品销售、推广、市场开拓与维护,以及与公司进行销售业务对接等工作,直接对总经理负责,有以下职责:

(一)在总经理领导下开展产品销售、市场拓展、品牌推广等工作,服从领导,贯彻和落实公司下达的销售任务,承担或配合总部培训团队开展市场培训工作;

(二)负责目标市场(客户)的研究,制定营销方案提交总经理,开展目标市场(客户)的摸底接触工作,汇总信息提出建议,为总部确定合同标的提供参考。

(三)严格落实各项工作记录,按照公司规定建立规范的客户信息档案,完成相关销售报表的制作。及时分析市场需求,判断消费倾向,反馈市场意见,提报产品改善和产品开发建议;

(四)领导赋予的其他职责。

第九条 【客户服务经理职责】客户服务经理主要负责面向公司上、下游机构提供售前、售中和售后服务与业务对接,以及与总部客户服务部业务对接管理,直接对总经理负责,有以下职责:

(一)在总经理领导下开展客户服务管理工作,服从领导,贯彻和落实公司下达的产品服务任务,做好客户服务工作;

(二)负责公司与下游合作机构、终端客户的产品、业务对接和服务工作,承担公司产品在产业链上、下游的物流和信息流的传输与质量控制,确保物流和信息流传输高质量、高效率,提供客户所需的各类服务;

(三)严格落实各项工作记录,按照公司规定建立规范的客户信息档案,收集市场对产品与服务的反馈以及相关市场信息,提出产品与服务改进意见,配合总部培训团队开展产品服务相关培训;

(四)领导赋予的其他职责。

第十条 【会计职责】分公司在当地工商、税务机关依法注册登记,设专职会计,行政管理隶属总经理,业务管理隶属总公司财务部。财务会计负责分公司的凭证审核、账簿登记、纳税税申、会计档案保管工作,并向总部提供财务信息。主要有以下职责:

(一)严格遵守《会计法》、国家相关法规和《公司财务管理规定》,遵守各项收费制度、费用开支范围、开支标准,严格执行分公司预算,保证专款专用和分公司资金的合理调配与使用,接收总部会计监督;

(二)审核记账凭证做到凭证合法、内容真实、数据准确、手续完备,账目健全、及时记账算账、按时结账、如期报账、定期对账(包括核对现金实有数)。保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整;

(三)严格票据管理。保管和使用空白发票、收据要合规范。票据领用要登记,收回要销号。妥善保管会计凭证、会计账簿、财务会计报表和其他会计资料,负责会计档案的整理和移交;

(四)及时清理往来款项,做好下游机构回款催款工作。协助内勤定期做好财产清查与核对工作,做到账实相符。

(五)遵守职业道德,廉洁奉公、坚持原则,实事求是、一丝不苟。

(六)会计调离本岗位时,要将会计凭证、会计账簿、财务会计报表、预算资料、印章、票据、有关文件、会计档案、债权债务和未了事项,向接办人移交情楚,并编制移交清册,办妥交接手续。

第十一条 【内勤兼出纳职责】内勤兼出纳负责分公司各项内部事务管理和财务出纳工作,直接对总经理负责,有以下职责:

(一)协助总经理做分公司的行政管理工作,管理分公司的人员考勤、绩效考核以及日常行政事物,办理分公司人员上岗、离职、调岗的交接手续。负责分公司行政资料、业务资料、各类信息及物料的归档管理;

(二)负责产品管理、物料管理,协助客服完成物流、客户信息的分类、总检、归档和传输;

(三)负责总公司下发政策、文件等在分公司的上传下达,以及所有申请、报告到公司总部对口部门的报批过程跟踪;负责与公司总部、上级管理部门和相关职能部门保持良好沟通,确保分公司信息畅通;

(四)承担出纳工作,负责现金、支票、发票的保管工作,做到收有记录,支有签字。严格现金业务管理,对现金收、支的原始凭证认真稽核,有权拒付不符合规定的现金业务。

(五)现金要日清月结,按日逐笔记录现金记账,并按日核对库存现金,做到记录及时、准确、无误。对库存现金要严格按限额留用,不得随意超出限额。妥善保管现金、支票、发票,不得丢失。

(六)领导赋予的其他职责。

第三章 销售管理

第十二条 【销售管理】销售管理是分公司主营业务的重点工作,是实现公司产品销售取得销售收入的活动过程,主要包括确定销售目标与计划、协调和配置销售资源、制定和报批营销方案、控制销售过程和评估销售行为等。

第十三条 【环境分析】为做好分公司销售目标与计划管理,分公司应首先做好销售环境分析。通过常态化的内外部环境分析,及时掌握行业及市场的发展趋势,合理规划资源,建立多元渠道,把握各种机遇,有效规避风险。

第十四条 【目标分解】根据总公司年度经营目标与计划,进行分公司年度工作目标的分解,明确分公司整体销售规模目标、销售成本控制目标、各类客户和销售渠道的销售目标、各销售人员的销售目标以及不同时间阶段的销售目标。

第十五条 【计划管理】分公司业务工作执行总公司计划管理相关规定,主要有以下工作:

(一)每年10月8日开始,根据总公司总体部署和营销中心具体安排,开展年度计划和预算工作,收集、汇总、分析与分公司经营相关的市场、客户、产品、服务、竞争对手的信息、资料,提出下一年度计划建议提交营销中心;

(二)每年12月1日开始,按照总公司新年度总体经营计划和营销中心工作安排进行分公司工作目标与计划的分解和制定,提出年度营销计划和详细预算,12月15日前提交营销中心。

(三)分公司年度营销计划必须符合总公司总体经营计划,必须在前期营销实践的基础上进行可行性论证。要制定详细的销售预算及其各项销售活动的预算,要在保证完成销售所需费用支出的基础上,合理控制销售成本支出,提高销售活动的经济效益。

(四)每年6月10日前,分公司将本年度工作计划需要调整的内容提出调整方案,经营销中心上报至执行总裁,经总经理办公会审议,总裁批准后实施。特殊情况须及时上报审批。

(五)年度营销计划一经批准,必须严格执行。分公司总经理负责计划的具体落实,每月进行一次计划实施情况总结,每月最后一周将月度总结和下月计划安排提交营销中心。

(六)分公司应定期检查、汇总计划落实情况,及时分析、总结计划执行中的问题,为调整、补充和制定计划提供参考。

第十六条 【销售过程管理】分公司应充分重视基因产品的特殊性和市场的特殊性,从方案设计入手,做好寻找客户——鉴别客户——访问客户——销售展示——促成订单——售后服务的销售过程管理。

(一)针对团体客户、渠道客户做好方案设计,提交执行总裁批复后落实执行;

(二)制定销售展示POP,并针对不同渠道及客户,提炼具有特色的终端展示内容,提高产品展示推广的效果;

(三)适时将前期销售活动信息反馈营销中心,提出订单谈判要约内容,由执行总裁(或执行总裁授权人)进行商务谈判,快速推进订单签约;

(四)配合渠道对客户进行产品介绍、咨询、指导等工作,及时解决体推荐产品时的所有问题;

(五)及时进行销售活动中的信息收集、分析和传递,调整销售中因各种原因而出现的偏差和问题,保证销售活动顺利进行。

第十七条 【销售管理评估】对销售业绩和销售行为进行阶段性评估和总结性评估,通过评估建立分公司经济利益与经济责任的联系机制,提高销售活动的经济效益。

第四章 客户服务管理

第十 八 条【客户服务】 分公司的客户服务工作是公司产品与上游检测机构和下游体检机构(医院)进行具体服务流程对接的入口和出口,包括物流和信息流的输入与输出,必须与公司运营系统无缝连接。

第十 九 条【市场服务】

第 二十 条【物流服务】

第 二十一 条【产品服务】

第 二十二 条【质量控制】

重大质量问题和严重质量问题要进行质量归零。

第二十 三 条【售后服务】

无论上下游各类客户、用户提出的所有要求,都应及时做出回应。专业性较强的问题应在最短时间上报营销中心,协调公司相关业务人员给予答复。

第五章 合同管理与财务管理

第二十四条【合同管理】 分公司合同管理执行公司《合同管理办法》相关规定。

(一)提供优化合同条款的依据,协助起草合同草案,参与合同谈判;

(二)所有合同的签约均由公司总裁、执行总裁签订,签约文件的原件由总公司统一保管,复印件分别在分公司和公司财务部存档一份;

(三)承担合同履行过程管理,负责合同履行过程中合作方的质量、进度管理;

(四)经总公司授权处理合同变更、终止相关事宜。

第二十五条 【财务管理】分公司财务管理实行预算、核算、审计管理,由公司财务部对分公司的财务管理实施指导、审计和监督。

分公司财务管理按照《公司财务管理规定》相关条款和《分公司财务管理办法》具体执行。

第六章 行政管理

第二十六条 【组织机构设置】分公司的设立、机构设置、人员编制由总公司核批,分公司应根据业务拓展情况,实时提出机构设置和人员编制调整方案,做到合理控制管理成本与科学配置销售资源的有机平衡。

第二十七条 【人事管理】总公司向分公司推荐、委派的总经理及高级管理人员候选人由总公司董事会确定。分公司管理层的人事变动应向总公司汇报并备案。

分公司人员均应与总公司签署正式劳动合同、保密协议书。总经理和关键岗位管理人员应与总公司签署竞业限制合同。

分公司所有新入职员工必须提供担保人,担保人必须有当地户口,具有一定经济偿还能力。

第二十八条 【例会制度】工作例会是分公司的基本工作制度。总经理主持分公司每周五的工作例会,按照公司管理规定进行工作汇报与计划安排。内勤每周五下班前,将本周工作情况汇总和下周工作计划安排以电子邮件方式向营销中心汇报;总经理根据营销中心安排,每月参加营销中心的例会,以视频方式向营销中心汇报工作。

第二十九条 【报告制度】分公司须及时向总公司报告重大业务事项、重大财务事项以及其他可能对公司产生重大影响的信息。一般事项由总经理按工作程序自行处理,重大事项应随时向执行总裁上报协调解决。

第三十条 【述职】分公司的总经理、高级管理人员在任职期间,应于每年度结束后的公司规定时间,向总公司执行总裁提交年度述职报告,总经理应在规定时间向总公司董事会进行述职。

第三十一条 【绩效考核】分公司执行《公司绩效考核管理办法》,具体考核评价由分公司自行实施,考核必须体现持续性、针对性和硬兑现。

分公司应建立科学的考核评价指标,统筹好阶段性指标(投入产出比、效益情况)与长期性指标(成长性,资产、利润、销售的增长情况)、业务业绩指标与人的业绩指标、个人业绩指标与团队业绩指标、负责人业绩指标与部门业绩指标之间的关系,采取定量与定性相结合的方式,充分体现绩效考核的激励作用。

总经理每年与总公司签署目标责任书,由总公司实施考核。总经理以下人员由分公司实行逐级考核,考核结论是绩效奖励发放的依据,并报总公司人力资源部备案;

总公司人力资源部对分公司绩效考核有指导义务和监督义务。

第三十二条【 日常管理 】 分公司应加强日常管理,严格考勤制度,外勤人员外出公办应有登记,特殊情况要及时电告值班内勤,考勤记录应纳入绩效考核。

分公司是公司的驻外分支机构,负有维护公司声誉、利益和品牌的责任,工作期间应着职业装,对待客户热情礼貌,注重仪容仪表,保持良好办公室秩序。

第三十三条【 信息管理 】 分公司各项工作记录、客户信息和资料是重要的管理信息,要建立严格完善的信息管理制度,电子文档和纸质文档分类管理,登记造册,出入有记录,内勤专人负责。内勤因故离岗期间,分公司要指定专人接管。

第三十四条【 保密制度 】 对公司机密和客户信息要严格执行《公司保密管理规定》,违反保密规定给公司造成损失者应负相应的经济责任和法律责任。

存有各类客户信息和公司涉密信息的电脑不得与互联网连接。

第三十五条【 业务学习 】 分公司应建立常态化的业务学习制度,针对公司发展战略、市场营销、服务管理、与公司产品相关的基础专业知识等内容开展内部培训和学习,不断提高分公司全员业务能力。

第三十六条【 固定资产购置 】 分公司固定资产购置应执行总公司《采购管理办法》,需购置固定资产用品时,由分公司提出预算与书面申请,执行总裁审核后报公司批准,由公司行政与财务部门根据相关程序统一采购或授权采购,经费由分公司预算支出。

第三十七条【 固定资产管理 】 分公司负责本机构固定资产的管理,对固定资产状况,随时登记,逐单核对,做到帐物相符。分公司和个人只有使用权,谁使用谁保管谁负责。

分公司公共财物要有专人负责,并纳入目标管理。不得私自转让、外借、挪用或处理。固定资产报废时,分公司要提供报废手续,须经执行总裁审核报公司批准,财务部作相应的账务处理。

人员调动离职时,如果手中有经管或使用的固定资产应如数交还分公司,办理物品移交手续,方可办理调动离职手续。如私自带走,分公司应予以追还。

因使用者违反操作规程,造成固定资产损坏或因保管不当丢失的,由分公司认定个人的责任大小,决定赔偿金额或者行政处分。

第七章 附则

第三十八条 【参照法规】本办法未作规定的,适用国家有关法律、规章的规定和《公司章程》以及公司有关规章的规定。

本办法与上述法规、规章相抵触时,以上述法律、规章为准。

第三十九条【 批准 】 本办法由总公司营销中心制定,总公司董事会批准实施。

第四十条【 施行 】 本办法自颁布之日起施行。

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